Які три помилки найчастіше заважають компанії виграти публічну закупівлю: дослідження команди SmartTender
Протягом року публічні тендери Prozorro практично змогли повернутись до показників мирного часу.
Адже життя не зупиняється, і, окрім проведення закупівель товарів нагальної потреби для гуманітарних та оборонних задач, державні замовники повинні забезпечувати комфортне життя громадян та відновлення населених пунктів. Завдяки цьому тисячі компаній мають шанс отримати держзамовлення на свої товари, послуги чи виконання робіт.
Як саме відбуваються публічні закупівлі
Найбільш популярними видами процедур сьогодні є спрощені закупівлі та відкриті торги з особливостями. Загалом вони відбуваються за схожою схемою:
- Організатор публікує в Prozoro оголошення про проведення тендеру, в якому вказує, що саме та за якою ціною готовий придбати, а також зазначає вимоги до майбутнього постачальника.
- Постачальники, зацікавлені цим оголошенням, ознайомлюються з умовами та подають заявки на участь. У заявці вказують очікувану ціну за предмет закупівлі та додають підтверджуючі документи.
- Відбувається аукціон з трьох раундів, до якого допускаються усі постачальники, що подали свої заявки. Для перемоги необхідно запропонувати найнижчу ціну.
- Замовник уважно ознайомлюється із заявкою учасника, що запропонував найнижчу ціну на аукціоні, і, якщо всі документи надано правильно, оприлюднює намір укласти договір про закупівлю.
- Постачальник укладає із замовником договір, і подальша співпраця відбувається вже відповідно до нього.
Оскільки алгоритм проведення тендеру регламентується законодавством, будь-яка невідповідність заявки постачальника призведе до його дискваліфікації. Щоб уникнути цього, варто уважно читати умови участі та надавати всі документи у повному обсязі. На жаль, часто постачальники припускаються помилок, які коштують їм можливої перемоги. Найбільш поширеними з них є такі:
Подають заявку на участь у тендері, вимогам якого не відповідають, або не оскаржують дискримінаційні вимоги
Замовники додають певні умови участі, щоб обмежити коло потенційних постачальників до тих, хто зможе надати потрібний предмет закупівлі. Нехтування такими вимогами призводить до того, що учасник втрачає власний час та кошти.
Однак бувають випадки, коли замовник умисно вказує дискримінаційні умови, які не дадуть певним компаніям подати заявку. Наприклад, забороняє ФОПам брати участь у закупівлі. В такому разі постачальник має право оскаржити умови тендеру в АМКУ і вимагати виправити їх. Але робити це потрібно до подачі власної заявки на участь.
Як уникнути: уважно ознайомлюйтеся з умовами тендерного оголошення і звертайтеся по консультацію до юристів, які постійно працюють із закупівлями та надають допомогу постачальникам. Наприклад, така послуга є на електронному майданчику SmartTender.
Підписують тендерну пропозицію УЕП замість КЕП
Кожен учасник Prozorro повинен мати електронний підпис. Але, оскільки наразі КЕП не є обовʼязковими для бізнесу, не кожна компанія користується саме кваліфікованим підписом. Натомість майже у всіх представників юридичних осіб та ФОП є УЕП (удосконалений електронний підпис).
На жаль, часто в умовах до тендеру замовники вказують вимогу підписувати тендерну пропозицію саме за допомогою КЕП. В такому разі використання УЕП буде вважатися порушенням та призведе до дискваліфікації. Така проста помилка коштувала перемоги вже сотням учасників.
Як уникнути: уважно читайте умови участі в тендері, і, якщо в них вимагається використання КЕП, — застосовуйте саме його. Якщо ж замовник дозволяє скористатися УЕП/КЕП на вибір — можна сміливо підписувати пропозицію УЕП. Але все ж радимо отримати КЕП, якщо ви плануєте брати участь у тендерах на регулярній основі. Перевірити вид підпису, який є у вас, можна на сайті ЦЗО.
У разі перемоги не встигають надати документи переможця у потрібний строк
Учасник, що запропонував найнижчу ціну та був вибраний переможцем закупівлі, має надати потрібні документи замовнику у строк, що не перевищує 4 календарних дні після публікації організатором наміру укласти договір. Тобто, якщо замовник оприлюднив такий намір 1 квітня, постачальник повинен завантажити в електронну систему документи до кінця дня 5 квітня. Часто буває, що учасник не встигає укластися у відведений термін, оскільки змушений замовляти довідки у відповідних державних органах.
Як уникнути: замовляйте потрібні документи заздалегідь, щойно ви дізналися, що стали переможцем закупівлі, а не очікуйте на публікацію замовником наміру.
